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Estructura de carpetas vital

Con el paso de los años he aprendido que tener una estructura de carpetas premeditada de forma estratégica es fundamental para una buena organización de tus documentos.

Personal vs Negocios

En primer lugar debes tener separados tus documentos personales de los documentos de tu negocio o trabajo.

Esta separación se puede realizar utilizando una cuenta de espacio virtual (Google Drive, OneDrive, iCloud, etc) para cada ámbito, es decir, utilizar una cuenta para documentos personales y otra cuenta para documentos de nuestro negocio/trabajo. Si trabajamos por cuenta ajena, es decir, trabajamos para una empresa lo normal es que esta nos proporcione un espacio cuenta virtual para almacenar documentos.

Si por el contrario tienes una pequeña empresa o eres autónomo es posible que solo dispongas de un espacio virtual y un solo ordenador donde almacenes, tanto documentos personales como documentos de tu negocio. En este caso debes utilizar dos carpetas: Personal y Negocio, para separar los documentos de cada ámbito.

La estructura resultante sería algo así en tu ordenador:

  • /Mis documentos/Negocio
  • /Mis documentos/Personal

Y si usas un espacio virtual:

  • Documentos/Negocio
  • Documentos/Personal

Personal

Las subcarpetas de la carpeta personal debe ser un un reflejo de cómo divides tu vida mentalmente. Un ejemplo básico podría ser: Formación, Empleadores, Familia, Finanzas, Salud, Hogar, Compras, Viajes y Vehículo.

  • /Personal/Formación
  • /Personal/Empleadores
  • /Personal/Familia
  • /Personal/Finanzas
  • /Personal/Salud
  • /Personal/Casa
  • /Personal/Compras
  • /Personal/Viajes
  • /Personal/Vehículo

A su vez, podríamos crear diferentes subcarpetas para cada una de ellas, por ejemplo, podríamos dividir Familia por miembros: hijos, esposa, padres:

  • /Personal/Familia/Papá
  • /Personal/Familia/Mamá
  • /Personal/Familia/Jose (hijo)

Negocio

La estructura de carpetas para tu negocio podría ser esta:

  • /Finanzas
    • /Finanzas/Facturas
      • /Finanzas/Facturas/Cliente1
      • /Finanzas/Facturas/Cliente2
    • /Finanzas/Contratos
    • /Finanzas/Impuestos
    • /Finanzas/Recibos
  • /Marketing
  • /Productos
    • /Productos/Producto1
    • /Productos/Producto2
  • /Proyectos
    • /Proyectos/Proyecto1
    • /Proyectos/Proyecto2
    • /Proyectos/Archivo (proyectos terminados)
      • /Proyectos/Archivo/2022
      • /Proyectos/Archivo/2021
  • /Planificación
  • /Tecnología

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